Business Process Management (BPM)

Antes de hablar sobre el Business Process Management o la Gestión de Procesos de Negocios , es necesario conocer el concepto de “procesos de negocio”. Este consiste en la secuencia —estructurada o semi – estructurada—, de tareas que permiten lograr un objetivo común cuando son realizadas por dos o más individuos, ya sea en serie o de manera simultánea.

Estos procesos determinan tareas, normativas, personas y aplicaciones en conjunto, las cuales llevarán a cabo el proceso de producción de productos, servicios o información, ya sea para uso interno (directivos y/o empleados) o externo (clientes). Algunos de los procesos de negocio más comunes dentro de las empresas son:

  • Finanzas: enfocado en la cobranza, presupuesto, cuentas por pagar… En fin, la tesorería de la empresa.
  • Manufactura: esto se refiere técnicamente a las órdenes de cambio de ingeniería o de productos, gestión de repuestos, producción, control de calidad, entre otros.
  • Administración: proceso orientado hacia los fondos y gastos a emitir, entre otros aspectos.
  • Recursos humanos: evaluación de personal, contratos, salarios, control de asistencia y tiempos.
  • Ventas y marketing: procesa las órdenes, genera las demandas, plantea propuestas, mantiene la cartera de clientes y consumidores.

Como se ha visto, en las empresas los procesos se repiten constantemente, lo que permite hacer uso de las mejores prácticas, adaptándolas conforme a las condiciones y características del negocio.

Ahora bien, ¿qué es el BPM?

La famosa Gestión de Procesos de Negocios se trata de una disciplina enfocada en los mencionados “procesos de negocio” con un enfoque integral entre otros procesos, personas y tecnologías de información. Su objetivo es reconocer, crear, realizar, registrar, supervisar, dirigir y medir los procesos de negocios que una empresa pone en práctica. Vale decir que, no es un software, pero ciertamente se apoya y hace uso de las tecnologías para ser mucho más efectivo.

Del uso del enfoque y la aplicación del mismo, dependerá que el BPM se perciba como una metodología, una estrategia o una serie de herramientas tecnológicas, pues todo dependerá de la perspectiva que tengamos para ver la realidad.

¿Por qué una empresa debe implementarla?

El motivo principal por el que una empresa debe adoptar esta disciplina es el hecho de unir los procesos, las tecnologías de información y a las personas de manera conjunta. Aunque, es evidente que existen muchas otras razones.

El BPM además, tiene su base en diversos principios que atacan problemas específicos y comunes del día a día de las empresas, monitoreando procesos para medir su actuación y detectar posibles riesgos o fallas. Asimismo, permite saber si se generará los resultados esperados en función de los objetivos corporativos.

Las empresas, en la actualidad, están expuestas a un dinamismo externo, por tanto, es imprescindible tener a la mano un registro detallado de las actividades de la organización. Allí es donde entra en acción el BPM, promoviendo el entendimiento y ajustes de los procesos mediante la documentación.

Otro punto importante del BPM son los procesos automatizados, lo que toda empresa desea alcanzar en pro de optimizar las operaciones, reducir los costos e incrementar las ganancias. No obstante, la mayoría olvida que antes de la automatización de un proceso, sea cual sea, este debe ser comprendido y optimizado en primer lugar.

Las aplicaciones de BPM en el negocio

Para las empresas existe una amplia variedad de aplicaciones BPM, sin embargo, estas son algunas de las más utilizadas:

  • Integración de aplicaciones de base de datos: facilita la conexión e intercambios de información con las bases de datos de la empresa. Estos pueden integrarse en los formularios y flujo de trabajo a través de SQL (Structured Query Language).
  • Servicios web: así como permite el acceso a las bases de datos, sistemas de archivos, correos electrónicos, también consiente el acceso a otras aplicaciones de flujo de trabajo mediante el conector web, que es administrado por un asistente y no precisa de una codificación o encriptado.
  • Servidores de correo electrónico BPM: al entrar en el correo electrónico, el mensaje que aparece en la bandeja de entrada da inicio de manera automática a una aplicación BPM, permite interactuar y extraer datos del correo electrónico para incluirla en formularios o incorporarla en un flujo de trabajo.
  • Aplicación de BPM social e integración de aplicaciones de flujo de trabajo: las aplicaciones de BPM hacen posible la creación de flujos de trabajo asociados a las diferentes interacciones en redes sociales como tweets, me gusta, comentarios, publicaciones. Esto funciona asignando un agente de servicio al cliente a un tweet específico, lo mismo con los comentarios de Facebook, todo con el propósito de crear una respuesta de flujo de trabajo.

Las actividades del BPM

Las actividades correspondientes a la Gestión del Proceso de Negocios están agrupadas en función de tres categorías: diseño, ejecución y monitoreo.

  • Diseño de Procesos: se trata, básicamente, de formalizar un proceso nuevo o ya existente en la empresa. Dicha actividad está apoyada en un software de edición gráfica a propósito de documentar el procedimiento y repositorios donde los modelos son almacenados.
  • Ejecución: esto se hace únicamente a través de una aplicación ya sea propia o comprada y deberá realizar todas las funciones que la empresa necesita. No obstante, existe un inconveniente, y es que estas aplicaciones solo realizan una parte de todo el proceso, pues solo se logrará una ejecución completa al conectar diversas aplicaciones y disponer de una intervención humana significativa. Ante esta problemática, existe un tipo de software llamado Business Process Management Systems (BPMS) el cual facilita que un proceso —ya especificado— sea explicado en un lenguaje técnico, de modo que pueda ser ejecutado en un computador.
  • Monitoreo de Procesos: su propósito es mostrar a través de gráficos estadísticos el desempeño de los procesos de negocio que funcionan dentro de la organización, como el seguimiento de las ordenes de los clientes, por ejemplo, partiendo del día que se recibió hasta que fue enviada al cliente. Esto permitirá, a su vez, que los problemas operacionales sean identificados correctamente.

En conclusión, la gestión de procesos de negocios consiste en unir a las personas, procesos y tecnologías en un conjunto integral, por lo que es fundamental en cada empresa, aportando así grandes beneficios.

Si requiere asesoría al respecto, no dude en consultarnos, ¡estamos para servirle!

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