Automatización de Plantillas

La versatilidad de Excel va mucho más allá de lo que podemos imaginar. No se trata solo de un software para hacer cuadros y gráficos sencillos, sino que permite crear obras de arte auténticas. No obstante, este artículo está enfocado en la dimensión productiva de la aplicación con las plantillas que ofrece y son de utilidad no solo para el ámbito educativo sino también el profesional. A medida que este programa, diseñado y soportado por Microsoft, crecía con la inclusión de nuevas funciones, se hizo necesario categorizar las diferentes funciones acorde a los objetivos de cada una: financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas, entre otras, existiendo más de 350 funciones a disposición de los usuarios.

Y es que las plantillas inteligentes de Excel hacen la diferencia cuando se trata de evaluar, analizar datos y decidir que acciones se tomarán. En las plantillas automatizadas de Excel, los resultados se muestran inmediatamente y sin margen de errores, lo que hace que el trabajo sea más práctico y eficiente. Se trata de una tarea bastante sencilla que permite ahorrar tiempo en los cálculos manuales.

Las plantillas automatizadas de Excel son una herramienta de gran utilidad y potencial para las tareas repetitivas y su alcance es amplio. Sin embargo, se requiere estar capacitado y tener mucha práctica pues las funciones, sintaxis y los diferentes procedimientos deben aplicarse correctamente.

¿Cuáles son las ventajas?

Trabajar con plantillas automatizadas en Excel tiene sus ventajas puesto que, como software de hojas de cálculo, simplifica y acelera el proceso y la recaudación de información en grandes cantidades independientemente de su complejidad. Esta herramienta proporciona la facilidad de convertir cálculos, estadísticas, datos y números en reportes fáciles de comprender con el uso de gráficos y fórmulas.

Una de las principales ventajas de trabajar con Excel es que ofrece la capacidad de importar datos externos en un libro de Excel, ordenando y filtrando los datos de diversas maneras. Asimismo, facilita visualizar los resúmenes de grandes cantidades de datos a través de las tablas dinámicas que permite la creación de gráficos basados en dichos datos. Otra ventaja es que brinda la posibilidad de integración y la compatibilidad con otros software como por ejemplo Microsoft Word, en el que pueden incorporarse hojas de cálculo dentro de un documento.

Además, Excel cuenta con una interfaz dinámica y rápida, lo que reduce los tiempos de trabajo, aumentando la productividad. De la misma manera, permite la elaboración de informes completos y detallados, te da la opción de trabajar en equipo con el mismo documento de forma simultánea. Además ofrece diversos formatos y posibilidades de impresión. ¿Lo sabías?

¿Qué plantillas son útiles para los negocios?

Como se ha dicho al principio de este artículo, Excel brinda diversas plantillas útiles para los negocios y están automatizadas. Estas plantillas fueron diseñadas con el propósito de facilitar el trabajo de los empresarios, y pueden editarse conforme a los requerimientos y gustos de quien las trabaja.

Algunas de las plantillas que son de gran utilidad para tu negocio son las siguientes:

  • Agenda semanal. Es muy sencilla, te permite tomar notar de las citas o reuniones para cada hora del día.
  • Análisis de la competencia: con esta tabla puedes tener a la vista a tu competencia, permitiendo destacar aquellos factores que resultan relevantes para tu análisis
  • Plantillas para nóminas: permite el cálculo rápido de los sueldos y salarios, así como también, las deducciones de ley. Contiene hojas  para la información o datos de los empleados, para el cálculo de la nómina y para generar los comprobantes de pago.
  • Plantillas para el control de vehículos: permite llevar los registros de los vehículos de la empresa, horarios de entrada y salida, turnos de los choferes, etc.
  • Plantillas para facturas: factura de ventas que calcula totales, los impuestos respectivos y deducciones correspondientes.
  • Informe de ventas: esta plantilla permite realizar un control de las ventas por categoría o producto,  con tablas dinámicas y editables para adaptarla a las necesidades de la empresa.
  • Escala de tiempo del proyecto o Diagrama de Gantt: permite crear las tareas que se necesitan para un proyecto determinado, asignar los responsables y hacer el seguimiento apropiado.
  • Agenda para el contenido de las redes sociales: permite controlar el contenido en las diferentes redes sociales de la empresa y las fechas de publicación con los vínculos respectivos.
  • Hojas de gastos para empresas pequeñas: formatos para presupuestos de gastos  mensuales y anuales para facilitar el control de los mismos.
  • Plan para proyectos de marketing: permite organizar las acciones y fechas de realización
  • Informe financiero anual: con este informe puedes dar a conocer los resultados financieros de la empresa, realizando análisis comparativos de un año respecto a otro.
  • Inventario de almacén: facilita la organización del inventario así como sus ubicaciones y cantidades.
  • Lista de tareas pendientes: esta es de gran ayuda para estructurar las tareas por orden de prioridad, fecha de inicio y culminación. Además, indica mediante porcentajes la ejecución real y la restante.
  • Plan de desarrollo: a través de esta plantilla puedes evaluar las actividades de mayor prioridad. Incluso, te facilita una hoja de cálculo extra para introducir datos que actualizarán automáticamente el gráfico principal.
  • Organizador de ideas: esta es útil especialmente cuando se emprende un proyecto, pues permite añadir tareas y asignarles fecha de caducidad a cada una, incluso filtrarlas con colores y niveles.

En conclusión, Excel es un programa muy versátil y utilizado por millones de personas en el mundo entero, facilitando en gran medida los trabajos administrativos y financieros, puesto que optimiza el registro y manejo de datos en el menor tiempo posible, suministra información de utilidad para la toma de decisiones, permite presentar los datos en tablas, gráficos y tablas dinámicas, permite la importación de datos, es compatible con otros software, es de gran utilidad para corregir datos contables, facilita el diseño de modelos de estados financieros, permite crear escenarios para la planificación presupuestaria de las empresas, entre muchas otras funciones.

Es prácticamente seguro que, en algún momento, utilizarás Excel para gestionar diferentes áreas de tu empresa, por lo que será de gran utilidad conocer todo lo que esta herramienta ofrece para utilizarla correctamente cuando sea necesario.

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